C2MP - Comité de suivi

Comité de Suivi Individuel (CSI)

Les informations relatives au CSI sont disponibles à l'adresse suivante : http://doctorat.univ-lorraine.fr/fr/etre-doctorant/comite-de-suivi

Cadre réglementaire :

Les comités de suivi individuels des doctorants ont été introduits dans la règlementation nationale en 2016, à la demande des représentants des doctorants et des doctorantes. Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement et un suivi régulier du doctorant ou de la doctorante pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l'inscription en deuxième année selon les directives de l'Ecole Doctorale C2MP et de la Maison Du Doctorat puis ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu'à la fin du doctorat.

Jusqu'à 3 inscriptions : Le renouvellement de l’inscription se fait après avis du comité de suivi. L’article 11 de l’arrêté ministériel du 25 mai 2016 indique que « L'inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et du comité de suivi individuel du doctorant. ».
Après 3 inscriptions : L’article 14 souligne que « Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d'école doctorale, sur demande motivée du doctorant. »

Pour chaque doctorant (même les doctorants en co-tutelle), un comité de suivi individuel est défini par concertation entre le doctorant et son directeur de thèse au cours des six premiers mois suivant sa première inscription et renseigné sur ADUM par le doctorant pour validation par l’école doctorale.

Constituer son CSI

A effectuer dans les 6 mois après le début de thèse :

Règles C2MP:

Le CSI est composé de 2 membres minimum, chercheurs ou enseignants-chercheurs, selon les critères suivants dont (deux critères sont obligatoires et un est recommandé) :

1 membre doit être spécialiste (ou en lien avec le domaine de la thèse) (obligatoire),
1 membre doit être non spécialiste (obligatoire),
un des deux membres doit avoir une HDR ou être PR ou DR CNRS (obligatoire),
les membres ont un doctorat et sont externes à l’équipe d’accueil (obligatoire):
- un des deux peut faire partie du laboratoire (hors équipe d'accueil),
- l'autre peut être externe à l'Université de Lorraine (recommandé) mais il doit être externe au laboratoire d’accueil (ou au département d'accueil pour l'IJL) (obligatoire),
les membres du CSI doivent être "extérieurs" à l'encadrement (direct ou indirect) (obligatoire).

Exemple : Un membre peut respecter plusieurs critères en même temps : un spécialiste HDR de l'Université de Strasbourg (3 critères dont 2 obligatoires).

Un professeur Émérite peut participer à un comité de suivi si il est dans son premier mandat d'éméritat.

Démarches sur le site Adum :

Une fois les deux membres choisis, le doctorant doit :

Sélectionner leur nom dans le menu déroulant de son espace personnel Adum, onglet "comité de suivi" ou s'il ne le peut pas, sélectionner "Autre" en bas du menu et saisir les informations demandées.
Compléter la fiche signalétique du comité de suivi individuel (générée automatiquement et téléchargeable dans votre espace personnel sur Adum "Inscription - Réinscription"), la faire signer par son directeur de thèse et son directeur de laboratoire.
Déposer la fiche signalétique signée du comité de suivi dans la rubrique "Comité de suivi individuel"

ATTENTION : Votre fiche doit être déposée et signée sur Adum, pour une réinscription en 2ème année.

Entretien de CSI (Juin à Juillet):

Les consignes sont rappelées dans le document suivant (cf 2-Modalité ): consignes

L'entretien en 3 grandes étapes :

Le/la doctorante(e) fournit (de préférence 2 semaines avant la réunion) un rapport d’avancée synthétique de ses travaux selon les consignes ci-dessous en fonction de son inscription en thèse. En plus, il/elle remplit le document suivant Annexe 2 feuillet d'aide à la rédaction (pages 2 et 3).
La réunion se déroule en 3 temps avec le comité (présentation du doctorant devant le comité en présence de sa direction de thèse, entretien comité/doctorant, entretien comité/direction de thèse).
Le comité formule des recommandations et établit un rapport (suivant les pages 4 et 5 du document Annexe 2 feuillet d'aide à la rédaction).

L’entretien doit se dérouler sur la période mai-juin afin de respecter la date limite du dépôt du rapport du CSI fixée au 14 juillet par la MDD.

Dépôt du rapport par le doctorant sur adum :

Le doctorant doit quant à lui :

déposer sur ADUM le rapport de son comité de suivi dans son espace personnel, onglet "comité de suivi";
valider tous les onglets du premier jusqu'au dernier afin de lancer la procédure d'inscription dématérialisée en année supérieure qui sera close au 30 septembre. Le lancement de cette procédure enverra tout d'abord un message au directeur de thèse puis au directeur de laboratoire.

La validation du rapport par le directeur de l’ED, après vérification des formations suivies par le/la doctorant(e) entraine l’inscription en année supérieure. En cas de non validation, le conseil restreint de l’ED statue sur les actions à entreprendre.

Doctorants inscrits en 1^ère année (même en co-tutelle)

Dans le cas d'une première inscription cette présentation des travaux est à transmettre aux membres du comité avant l'entretien qui doit avoir lieu avant le 30 Juin.

Cette présentation des travaux est brève (entre 4 et 6 pages) et de format libre. Elle contient :

un Curriculum Vitae du doctorant,
un exposé détaillé du sujet de thèse et de l'état de l'art correspondant (bibliographie)
une description de la méthodologie (moyens théoriques, numériques, expérimentaux) à mettre en œuvre pour aborder ce problème.
un planning prévisionnel des deux années restantes

Le rapport "Annexe 2" signale en outre toutes éventuelles difficultés rencontrées par le doctorant.

Doctorants inscrits en 2^ème année

Le suivi approfondi à mi-parcours permet de faire le point sur l'avancement des travaux scientifiques du doctorant, sa prise en main du sujet, les perspectives du projet de recherche et sa finalisation. Il doit permettre de vérifier que les formations suivies par le doctorant sont cohérentes avec son projet en cours et ses choix professionnels. L’ensemble des activités du doctorant est considéré, y compris les activités de type missions hors recherche (enseignement, valorisation, ...).

L’évaluation à mi-parcours est organisée entre le 16^ème et le 20^ème mois. Elle conditionne l’inscription en 3^ème année.

Le rapport (de format libre entre 10 et 15 pages) fourni par le doctorant contient :

Le Curriculum Vitae réactualisé du doctorant, permettant d'avoir une vision globale des activités du doctorant (missions hors recherche, séjours hors de l’équipe d’accueil du doctorant, les publications, les articles soumis ou en préparation, les logiciels/prototypes ou expérimentations déployées ou en cours). Un exposé détaillé décrivant le sujet de thèse, les résultats obtenus, l'avancement et les perspectives de ses travaux de recherche. Ce document peut reprendre un article soumis ou publié. Un planning prévisionnel des activités restantes (hors la période de rédaction de la thèse).

Années suivantes

Si la thèse dépasse à titre exceptionnel les 36 mois, le comité de suivi doit bien entendu rencontrer le doctorant en fin de 3ème année. L’inscription en 4ème année est autorisée par le Directeur de l’ED sur avis argumenté du comité de suivi, le rapport devant contenir un plan détaillé, mois par mois, de la progression des travaux et de la rédaction de thèse.