C2MP - Comité de suivi

Comité de Suivi Individuel (CSI)

Le CSI est un dispositif au coeur de la thèse. Les informations relatives au CSI sont disponibles à l'adresse suivante : http://doctorat.univ-lorraine.fr/fr/etre-doctorant/comite-de-suivi

Merci de consulter le guide du CSI (cliquez sur l'image): 

Les échéances importantes: 

• Doctorants en 1^ière année
  • en février : constituer votre CSI,
  • en juin et juillet : organiser votre première réunion de CSI (sauf pour les doctorants inscrit après février),
  • avant le 14 juillet : déposer le rapport de votre comité CSI sur le site ADUM. 
• Doctorants en 2^e année : 
  • en juin et juillet : organiser votre seconde réunion de CSI,
  • avant le 14 juillet : déposer le rapport de votre comité CSI sur le site ADUM. 
• Doctorants en 3^e année et plus :
  • si vous soutenez avant le 31 décembre, pas besoin d'organiser de réunion avec votre CSI
  • si vous soutenez après le 31 décembre :
    • vous organisez une réunion de votre CSI, l'avis du CSI est obligatoire pour toute réinscription en thèse (démarche à effectuer le plus tôt possible),
    • vous déposez le rapport de votre comité CSI sur le site ADUM, pour finaliser une inscription le plus rapidement possible.

La date limite du dépôt des rapports de CSI est fixée au 14 juillet.

Rappels du guide "Comment constituer son CSI" :

La constitution de son CSI est à effectuer dans les 6 mois après le début de la thèse.

Rappels des règles de constitution :  

• Le CSI est constitué de chercheurs ou enseignants-chercheurs ou ingénieurs docteurs, ou tous membres disposant d'un doctorat. 
  • 1 membre doit être spécialiste (ou en lien avec le domaine de la thèse) (obligatoire)
  • 1 membre doit être non spécialiste (obligatoire),
     
• Les membres sont externes à l’équipe d’accueil :  
  • un des deux membres possède une HDR au moins,
  • un des deux peut faire partie du laboratoire (hors équipe d'accueil), l'autre peut être externe à l'Université de Lorraine (recommandé) mais il doit être externe au laboratoire d’accueil (ou au département d'accueil pour l'IJL).

Exemple de constitution de CSI : Un membre peut respecter plusieurs critères en même temps : un spécialiste HDR de l'Université de Strasbourg (3 critères : "spécialiste", "HDR" et "externe à l'UL").

Un professeur Émérite peut participer à un comité de suivi s'il est dans son premier mandat d'éméritat.

Comment définir mon CSI sur ADUM :

Les 4 étapes "Définir son CSI" (Retrouver les 4 étapes en image sur le document suivant (cliquez sur l'image):  )

• Etape 1 : Le doctorant renseigne les membres de son CSI dans son espace ADUM dans la rubrique « espace personnel » puis « comité de suivi individuel »
• Etape 2 : L'école doctorale vérifie la conformité du CSI et le valide (selon le respect des règles de constitution - voir guide)
• Etape 3 : Après déclaration des membres et validation par l'école doctorale, le doctorant imprime la fiche signalétique, disponible dans la rubrique « Documents administratifs » et fais signer son/ses directeur(s) de thèse ainsi que le directeur de laboratoire.
• Etape 4 : Le Doctorant dépose la fiche signée par ses encadrants et son directeur de laboratoire sur le lien dédié dans l’onglet « comité de suivi individuel ». 

La réunion avec mon CSI:

Merci de consulter le guide du CSI :  (cliquez sur l'image)

Organisation en 3 étapes :

1. Préparation de la réunion : Le doctorant fournir 2 documents au comité de suivi individuel, 2 semaines avant l'entretien, un document au format libre des activités de recherche et de formation et le formulaire d'entretien (format docx) avec les pages 2 et 3 remplies et signées suivant (cliquez sur l'image):  .

• en 1^ière année, le document (de 4 à 6 pages), contient :
  • le CV du doctorant actualisé,
  • un exposé détaillé du sujet de thèse, 
  • l'état de l'art correspondant (bibliographie), 
  • une description de la méthodologie (moyens théoriques, numériques, expérimentaux) à mettre en œuvre pour aborder ce problème.
  • Un planning prévisionnel de recherche et de formation des deux années restantes. 
• en 2^e année, le document (maximum 10 pages), contient :
  • le CV du doctorant actualisé (avec les missions hors recherche, les séjours hors de l’équipe d’accueil du doctorant, les publications, les articles soumis ou en préparation, les compétences en logiciels/prototypes ou expérimentations acquises en en cours d'acquisition),
  • Un exposé détaillé rappelant le sujet de thèse, et détaillant la problématique, le degré d’avancement, les résultats obtenus, les perspectives de ses travaux de recherche, ainsi que tout type de production scientifique en lien avec sa thématique de recherche (communications à colloques/conférences/ workshop, articles publiés ou en cours de rédaction, expérimentations, logiciels/prototypes développés, etc…).
  • un planning prévisionnel des activités restant à entreprendre avant la soutenance (recherche et formation), y compris la période de rédaction de la thèse.
  • Le portfolio réactualisé du/de la doctorant(e).

1. La réunion (3 phases minimum) : 
   • une présentation de l’avancement des travaux et discussions (20 à 30 minutes) avec un support détaillé,
   • un entretien avec le/la doctorant(e) sans la direction de thèse, 
   • un entretien avec la direction de thèse sans le/la doctorant(e),
   • une restitution (facultatif).
2. Le rapport du CSI : 
   • Le comité complète le formulaire rempli par le doctorant 15 jours plus tôt,
   • le formulaire est signé par les membres du comité,
   • le formulaire signé est transmis au doctorant,
   • le doctorant dépose le formulaire sur son compte ADUM.

Si la thèse dépasse à titre exceptionnel les 36 mois, le comité de suivi doit bien entendu rencontrer le doctorant en fin de 3ème année. L’inscription en 4ème année est autorisée par le Directeur de l’ED sur avis argumenté du comité de suivi, le rapport devant contenir un plan détaillé, mois par mois, de la progression des travaux et de la rédaction de thèse. 

Soit l'avancement des travaux de thèse et de formation est respecté. La procédure d'inscription dématérialisée en année supérieure peut être effectuée. Soit l'avancement est jugé insuffisant. Dans ce cas, avant l'inscription en année supérieure, l'ED ou le conseil restreint de l’ED informe le doctorant ou la doctorante ainsi que sa direction de thèse des actions à entreprendre conjointement. 

Alerte hors entretien avec mon CSI:

Si une doctorante ou un doctorant rencontre des difficultés ou des obstacles qui n'ont pu être abordés lors de la réunion de CSI, il y a 3 options :

• Le/la doctorant(e) peut solliciter son CSI à tout moment (même entre 2 entretiens annuels),

• Le/la doctorant(e) peut remplir le formulaire confidentiel suivant pour alerter l'école doctorale (cliquez sur l'image):   

•  

  Le/la doctorante peut saisir les dispositifs d’écoute et de traitement des situations de violences internes (cliquez sur l'image) 

 

Dans le cas de la 2^e option, le/la doctorant(e) transmettra ce formulaire directement à la direction de l'école doctorale par email (ed-c2mp-contact@univ-lorraine.fr). Un  entretien sera réalisé avec la direction de l'Ecole Doctorale.